Nouveaux bureaux : les étapes avant d’emménager dans ses locaux

Nouveaux bureaux : les étapes avant d’emménager dans ses locaux

Pour diverses raisons, votre entreprise déménage. Forte croissance qui implique un recrutement en nombre, rapprochement du centre ville, ou au contraire mise au vert… Le déménagement des entreprises est fréquent, surtout pour les PME et les start-up qui bougent constamment entre incubateurs et bureaux en ville.

Lorsque l’on déménage une entreprise, on doit non seulement se soucier d’une quantité importante de mobilier, mais aussi de matériel parfois fragile, et bien sûr des salariés qui doivent se faire à l’idée de quitter leurs locaux et s’adapter aux nouveaux ! Nous vous donnons nos conseils pour que le déménagement de votre entreprise se déroulent sans encombre.

Le préavis

En général, les entreprises signent des baux commerciaux : au moins six mois avant la date souhaitée de déménagement (et oui, il faut s’y prendre à l’avance !), il faudra poser votre préavis auprès du bailleur de votre entreprise. Il faut impérativement que cela soit fait avec une lettre recommandée avec avis de réception,ou mieux encore, par acte d’huissier de justice. Ainsi, vous avez le temps – six mois !- de préparer au mieux le déménagement de votre entreprise. Cet article pourra vous renseigner sur les baux commerciaux.

Trouver les bureaux idéaux

Ensuite, il faudra bien sûr se mettre en quête des nouveaux bureaux – l’occasion idéale de faire marcher votre réseau, ou de faire appel à une agence immobilière spécialisée dans les baux professionnels. N’hésitez pas à interroger les personnes de votre entourage pour connaître l’emplacement idéal – si c’est une ville, des bureaux pas trop bruyants, bien desservis par les transports, et évidemment un loyer pas trop cher, étant donné le prix exorbitant de certaines villes comme Paris.

Une fois ce lieu choisi, vous allez enfin pouvoir signer votre nouveau bail. Prévoyez le dépôt de garantie, les échéances, d’éventuels travaux pour réaménager les locaux… Tout en n’oubliant pas de communiquer à ce sujet avec les salariés de l’entreprise ; ainsi ils pourront se faire une idée et s’organiser. L’idéal reste, dans ce genre de situations, de désigner une personne qui sera responsable du déménagement.

Choisir une entreprise de déménagement

Il est extrêmement important de comparer les devis de différentes entreprises de déménagement. Plus le trajet est long, plus cela sera cher – et n’oubliez pas certaines options dont vous pourriez avoir besoin ainsi que l’assurance pour que la sécurité de vos meubles et matériel informatique soient garanties. Ensuite, c’est le moment des cartons et du ménage, et dans ce cas vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée.

Les démarches administratives

Evidemment, il faudra penser à mettre tous vos outils de communication à jour avec votre nouvelle adresse. Penser, aussi, à déclarer le changement d’adresse auprès de tous les organismes concernés : La Poste, mais aussi votre banque, l’assurance, etc. Autre détail important : le déplacement du parc informatique ! Enfin, il faut bien penser à souscrire un contrat d’électricité pour professionnel, auprès d’EDF ou d’un fournisseur alternatif. Pour éviter un stress inévitable en arrivant, pensez bien à demander à Enedis, le gestionnaire du réseau, plus d’informations sur la puissance du compteur, etc. Vous retrouverez plus d’informations sur cette page.  Egalement, si vous faites construire vos nouveaux locaux : il faut les faire raccorder à l’électricité, et s’y prendre bien à l’avance pour en faire la demande !

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